Attenti a non sembrare troppo impegnati!

Bisogna stare attenti a non sembrare troppo impegnati e occupati: il rischio è di risultare inaffidabili!

La scorsa settimana sono stato a pranzo con un mio cliente che si definisce imprenditore seriale: ha varie aziende per un totale di quasi 500 collaboratori.

Parlavamo delle ultime ricerche di personale che stava facendo, e delle strategie che io personalmente gli avevo consigliato nella ricerca del Responsabile MARCOM (Marketing e Comunicazione), tra cui quella di scrivere ai candidati due email vicine temporalmente, una come se fosse scritta da una piccola azienda e successivamente una scritta da una grande realtà aziendale, e valutarne i tempi, le modalità di risposta e le differenze tra le due risposte, laddove la maggior parte delle persone risponde solamente all’email percepita più importante, anche se arrivata successivamente.

Oltre a questa abbiamo condiviso con lui e con il suo responsabile del personale alcune strategie, che si sono rivelate molto efficaci, e che per loro rappresentavano un netto cambiamento rispetto alle modalità di ricerca e selezione usate precedentemente.

Un errore che spesso commettevano in passato era quello di stimare di più le persone che sembravano molto impegnate. Quasi tutti noi pensiamo che una persona molto impegnata possa inviare il meta-messaggio “lavoro molto perché valgo molto”, e questo ci porta molto spesso a sottolineare ed evidenziare il carico di lavoro che abbiamo, quasi come se ci rendesse più “preziosi”. E volutamente ho usato la prima persona plurale perché spesso cado anche io in questa trappola mentale.

Ma purtroppo, o per fortuna per chi ha attenzione alla comunicazione strategica, non è sempre così.

Più volte mi ero confrontato con la loro tendenza a focalizzarsi su figure professionali molto impegnate, che io non condividevo appieno: loro sostenevano che fosse elemento di alto valore, io sostengo che essere troppo occupati può inviare vari meta-messaggi cui bisogna far attenzione:

• non si riesce ad organizzare bene il lavoro e l’agenda (incapacità organizzativa);
• non si delegano attività e impegni ai collaboratori (incapacità di delega);
• si recita la parte di chi è sempre occupato per voler valere di più.

Ecco i rischiosi meta-messaggi che si inviano nell’essere e nel voler sembrare troppo impegnati.

E infatti, molto spesso, questo mio cliente si era ritrovato con ottimi collaboratori, che però tendevano ad accentrare il lavoro su di sé, con scarsa capacità di gestione del tempo e delle priorità, che spesso procrastinavano impegni anche importanti. Addirittura in un caso abbiamo fatto insieme la valutazione dei tempi di risposta alle email dell’ufficio acquisti, e i tempi medi di risposta del procurement manager erano di circa 17 giorni… con conseguente perdita di opportunità, sconti, e nuovi possibili fornitori. La sua giustificazione era che riceveva oltre 30 email al giorno e che non poteva rispondere a tutte. Però a volte passava le giornate intere a ripulire la posta e a rispondere a chi non aveva degnato neanche di un suo cenno. Il che, ad oggi, con le email sui cellulari, è quasi impensabile.

Una volta anche il suo responsabile del personale disse di due manager di una grande multinazionale a cui erano interessati per un’opportunità lavorativa in due loro aziende: “Sono troppo impegnati per poter collaborare con noi. Non rispondono alla maggior parte delle email, abbiamo valutato che rispondono solo a certe email e a certi destinatari, e guardano sempre il cellulare, anche in riunione. Da noi serve focus, ottima gestione del tempo e delle priorità, e la capacità di rispondere a tutto e a tutti, ed eventualmente bisogna saper interrompere i flussi di comunicazione superflui.”

Quale potrebbe essere il giusto compromesso?

Io consiglio di trovare un buon equilibrio tra l’essere IMPEGNATI e l’essere DISPONIBILI, e consiglio di inserire qualsiasi attività in 3 caselle:

• aree di IMPEGNO, con scadenze definite e compiti ben assegnati;
• aree di INTERESSE, dove si possono curare interessi ed opportunità che nel tempo possano diventare IMPEGNI;
• aree di DISPONIBILITÀ, spazi in cui poter valutare nuovi interessi, nuovi contatti, nuove opportunità.

In ogni agenda ci devono essere spazi disponibili. Così come si deve diventare disposti a rispondere alle email, anche poco importanti, immediatamente e via cellulare, in modo da evitare eventuali accumuli e risultare estremamente efficaci, efficienti ed eleganti.

Uno dei clienti che più stimo, pensate, risponde anche alle nostre newsletter!?!?! Sempre!

Se anche voi avete una newsletter, o scrivete email spesso, potrete capire quanto può far piacere anche un semplice “GRAZIE”?

Piccoli gesti, che comunicano attenzione ai dettagli.

Siamo tutti impegnati, ma se essere troppo impegnati riduce le nostre aree di interesse e azzera, o quasi, le nostre aree di disponibilità, i rischi per uno sviluppo di carriera e/o di partnership potrebbero essere molto alti.

Buona disponibilità!

Piercarlo