Riunioni Efficaci

 

Le tre tipologie di riunioni

 

Incontro moltissime aziende, e in molte mi trovo spesso a notare due situazioni:

1. aziende malate di “riunite“;
2. aziende malate di “anti-riunite“.

Le aziende malate di “riunite” fanno riunioni in continuazione, per tutto, per ogni piccolezza. Queste aziende vivono nell’autoinganno che con le riunioni si risolvono i problemi. Molto spesso sono i capi che hanno questo bisogno, quasi compulsivo, di fare riunione. E i partecipanti molto spesso entrano in queste riunioni “sbuffando”. Risultati? ZERO! Un capo sempre più frustrato perché una parte di sé percepisce l’inefficacia delle riunioni (pur continuando a praticare questa “tentata soluzione”) e collaboratori che stimano sempre meno il capo malato di “riunite”.

“È con le migliori intenzioni che spesso si ottengono gli effetti peggiori.”
Oscar Wilde

Le seconde aziende, invece, malate di “anti-riunite“, di solito sono prese dal “farefarefarefarefarefarefarefarefare“. Tutti si lamentano che non c’è tempo per nulla e, paradossalmente, contemporaneamente si lamentano che non si riuniscono mai, generando così una carenza di comunicazione e organizzazione interna. In queste aziende i processi decisionali non sono quasi mai condivisi, e, peggio ancora, spesso non sono neanche comunicati. Si scoprono le “cose” dagli altri, anziché ricevere comunicazioni verticalizzate. In queste aziende uno decide, tutti fanno e nessuno sa nulla.

“Partire dopo per arrivare prima.” 
Stratagemma cinese 

Poi esistono aziende eccellenti, che sanno che la QUALITÀ del lavoro è data dalla qualità della PIANIFICAZIONE e dalla qualità della COMUNICAZIONE INTERNA.

Qui troviamo aziende che hanno riunioni ben organizzate e pianificate. Redigono dei documenti riassuntivi schematici di facile consultazione per chiunque, anche per chi è stato assente alla riunione. Si svolgono regolarmente, anche in assenza del capo, e possibilmente l’incarico di “guida” della riunione ruota tra i vari partecipanti coinvolti. Queste aziende fanno riunioni perché sono fondamentali per l’organizzazione e la comunicazione interna. E quando non c’è più nulla da dirsi, la riunione si chiude e ognuno torna al proprio FARE, con la sempre maggiore consapevolezza che non è un fare individuale, ma che è fare inserito in un progetto aziendale più grande e, soprattutto, CONDIVISO e di cui tutti ne sono a conoscenza.

Per semplificare, in FYM abbiamo individuato tre tipologie di riunioni aziendali:

1. Riunioni STRATEGICHE
2. Riunioni TATTICHE
3. Riunioni OPERATIVE

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Oltre a queste riunioni, ci tengo a ricordare che esistono anche altre modalità di riunione aziendale:

• kick-off;
• cene di lavoro;
• incentives aziendali;
• viaggi aziendali;
• “aziendiadi”.

Queste sono tutte attività importanti soprattutto per rinforzare i rapporti interpersonali e creare squadra tra i collaboratori.
 
Buone Riunioni e Buon Lavoro!
 
Piercarlo
 
 
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