La Matrice di Eisenhower

 

Ti fai in quattro per il tempo? Fai il tempo in quattro per te!

 

Nell’ultimo post abbiamo parlato di “Rimandite” e oggi, invece, parliamo di TIME MANAGEMENT: l’arte di gestire il proprio tempo.

Moltissimi di noi, me compreso, corrono dietro al tempo. Spesso abbiamo la sensazione di avere più cose da fare che tempo a disposizione per farle. Poi a volte smettiamo di avere questa sensazione ed iniziamo ad AGIRE… e poi, con sorpresa, scopriamo che in poco abbiamo fatto molto di più di quanto pensavamo.

Oggi voglio condividere con voi uno strumento utilissimo: la MATRICE di EISENHOWER.

Negli Stati Uniti dicono spesso:
se ti fai in quattro per il tuo tempo, fai in quattro il tuo tempo per te!

La Matrice di Eisenhower si crea tracciando due assi: l’asse dell’IMPORTANZA e l’asse dell’URGENZA.

Si creano così quattro quadranti in cui poter inserire ogni singola attività o compito.

Avremo così il primo quadrante, delle IMPORTANZE URGENTI. Chiamato anche quadrante delle CRITICITÀ, in quanto un ritardo di queste attività potrebbe generare gravi conseguenze e/o complessità. In questo quadrante ci sono tutte quelle attività che vanno gestite il prima possibile e in prima persona. Non possono essere delegate. Ci possiamo trovare progetti in scadenza, gare e concorsi con scadenze imminenti, chiamata ai clienti chiave, riunioni strategiche… e tutto ciò che va SVOLTO SUBITO, o il prima possibile.

Poi avremo un secondo quadrante, delle IMPORTANZE NON URGENTI. Chiamato anche quadrante della QUALITÀ, in quanto queste attività sviluppate con costanza e nei tempi corretti garantiscono qualità e raggiungimento degli obiettivi a medio e lungo termine. Possono essere delegate, ma richiedono un controllo continuo e costante. Queste attività possono essere inserite graficamente nel quadrante, e durante la fase di verifica e controllo è possibile avvicinarle sempre di più al primo quadrante in modo da poter avere a colpo d’occhio l’idea di quanto si stanno trasformando sempre di più in urgenze. Il loro passaggio nel quadrante 1 andrebbe evitato. In questo quadrante possiamo inserire la formazione, la sicurezza, il cercare nuovi clienti, il customer care, praticare sport, lavarsi i denti…

Un esempio banale ma rappresentativo: lavarsi i denti è importante. Se non lo faccio, prima o poi i miei denti diventeranno un’urgenza che mi costringerà a chiamare il dentista per risolvere il prima possibile. Così come la formazione: è importante, ed evitarla o rimandarla, molto spesso porta le aziende in situazioni di urgenza da cui è difficile uscire e che spesso comporta costi ben maggiori di una formazione continua, costante e ben programmata.

Poi avremo un terzo quadrante, quello delle URGENZE NON IMPORTANTI. Possiamo definirlo anche come il quadrante dell’INGANNO e delle DISTRAZIONI, in quanto descrive tutte quelle attività che percepiamo come urgenti al momento, ma che non hanno alcuna importanza per noi e per il business. Possono essere delegate e senza il bisogno di verifica e controllo. In questo quadrante ci sono, ad esempio, riunioni perditempo, chiamate ed email non importanti…

Infine abbiamo il quarto quadrante, quelle delle attività NON IMPORTANTI e NON URGENTI. Viene chiamato anche il quadrante dello SPRECO. Qui ci sono tutte quelle attività che possono essere eliminate, come il giocare al solitario sul pc, o altre attività che non sono utili neanche come svago e relax (che al contrario sono importanti, e in alcuni casi anche urgenti).

Viene da sé che dovremmo concentrarci principalmente sui primi due quadranti, cercando di evitare il passaggio di troppe attività nell’urgenza.

Per ricordare bene questo schema, gioco con la parola TIME:

T – 1° quadrante – Tassativo

I – 2° quadrante – Importante e Indispensabile

M – 3° quadrante – Mobile o darne Mansione a qualcun altro

E – 4° quadrante – Eliminabile

Se vuoi, puoi cliccare sul seguente link e scaricare la Matrice di Eisenhower.

Non mi resta che augurarti di smettere di farti in quattro e di divertirti a fare in quattro il tuo tempo!

Buon TEMPO e Buon Te Stesso/a.

Piercarlo Romeo